根据我国相关法律的规定，协查函指的是由司法机关部门根据调查需要向其他单位发函请其协助调查的函件。司法机关在对犯罪或违法事实进行调查都需要先立案，再侦查；因此，在司法机关立案后需要要求其他单位协助才会发送协查函。
协查函属应用文范畴里的函件类。它的特点是，发过去，还要传回来。目前最常见的传输方式是传真机，次之为邮政快件，很少用的是电子邮件（此方式随着政务电子化和科技水平的不断提高一定会得到普遍的接受和应用）。另外一个方式是电话查询，它属于紧急情况下的特殊手段，没有文书保障，但有信息保障。
由司法机关部门根据调查需要向其他单位发函请其协助调查叫协查函；即一般为两个不同地的部门之间，或者上级部门对下级部门之间的函件，要求对方予以协助调查，并有正规回复的公文。派出所开出来的协查函是有用的，但是必须要公安机关办案需要才可以使用，否则会侵犯公民隐私。协查函只能在公安机关内部使用，不会开具给公安机关以外的单位和个人。
另外公安机关案件协查函由办案单位根据已掌握案件线索、案件侦办情况以及办案具体需要，并经过一定审批程序才能出具。
下面三种情况下可以申请法院协助调查函：
申请调查收集的证据属于国家有关部门保存并须人民法院依职权调取的档案材料;
涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的材料;
当事人及其诉讼代理人确因客观原因不能自行收集的其他材料。
什么情况下需要发出协查函？
律师回答
摘要：协查函是司法机关根据调查需要向其他单位发函请其协助调查的函件。其特点是发后需传回。传输方式主要有传真、邮寄、电子邮件和电话查询。协查函只能在公安机关内部使用，不向外部单位和个人开具。公安机关办案需要经过审批程序才能开具协查函。法院可以协助调查函的申请情况包括调取国家部门保存的档案材料、涉及秘密信息和无法自行收集的其他材料。
延伸阅读
结语：协查函是司法机关根据调查需要向其他单位发函请其协助调查的函件。它属于应用文范畴里的函件类，通常通过传真、邮政快件、电子邮件或电话查询等方式传输。协查函的使用必须符合法律规定，且只限于公安机关内部使用。公安机关开具协查函需要根据案件线索、侦办情况和审批程序等进行申请。法院可以协助调查函的申请包括调取国家有关部门保存的档案材料、涉及保密信息或个人隐私的材料，以及当事人无法自行收集的其他材料。
法律依据
《中华人民共和国民事诉讼法》
第一百一十四条诉讼参与人或者其他人有下列行为之一的，人民法院可以根据情节轻重予以罚款、拘留；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）伪造、毁灭重要证据，妨碍人民法院审理案件的；
（二）以暴力、威胁、贿买方法阻止证人作证或者指使、贿买、胁迫他人作伪证的；
（三）隐藏、转移、变卖、毁损已被查封、扣押的财产，或者已被清点并责令其保管的财产，转移已被冻结的财产的；
（四）对司法工作人员、诉讼参加人、证人、翻译人员、鉴定人、勘验人、协助执行的人，进行侮辱、诽谤、诬陷、殴打或者打击报复的；
（五）以暴力、威胁或者其他方法阻碍司法工作人员执行职务的；
（六）拒不履行人民法院已经发生法律效力的判决、裁定的。
人民法院对有前款规定的行为之一的单位，可以对其主要负责人或者直接责任人员予以罚款、拘留；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第一百一十五条当事人之间恶意串通，企图通过诉讼、调解等方式侵害他人合法权益的，人民法院应当驳回其请求，并根据情节轻重予以罚款、拘留；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第一百一十四条诉讼参与人或者其他人有下列行为之一的，人民法院可以根据情节轻重予以罚款、拘留；构成犯罪的，依法追究刑事责任：
（一）伪造、毁灭重要证据，妨碍人民法院审理案件的；
（二）以暴力、威胁、贿买方法阻止证人作证或者指使、贿买、胁迫他人作伪证的；
（三）隐藏、转移、变卖、毁损已被查封、扣押的财产，或者已被清点并责令其保管的财产，转移已被冻结的财产的；
（四）对司法工作人员、诉讼参加人、证人、翻译人员、鉴定人、勘验人、协助执行的人，进行侮辱、诽谤、诬陷、殴打或者打击报复的；
（五）以暴力、威胁或者其他方法阻碍司法工作人员执行职务的；
（六）拒不履行人民法院已经发生法律效力的判决、裁定的。
人民法院对有前款规定的行为之一的单位，可以对其主要负责人或者直接责任人员予以罚款、拘留；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第一百一十五条当事人之间恶意串通，企图通过诉讼、调解等方式侵害他人合法权益的，人民法院应当驳回其请求，并根据情节轻重予以罚款、拘留；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
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