纳税人开具增值税专用发票之后，发生销售退回、开票有误、应税服务终止以及销售折让等情况时，销售方可以开具红字专用发票。纳税人在开具红字发票之前需要销售方或购买方填开《开具红字增值税专用发票信息表》，如果购买方已认证抵扣，则需购买方开具红字信息表。
1、打开增值税发票开票软件
2、进入“发票管理”模块
3、点击“红字信息表”
4、选择“增值税专用发票红字信息表”进入红字增值税专用发票信息表信息选择界面，“开具红字增值税专用发票信息表信息选择”选择购买方申请第1项“已抵扣”;下方对应蓝字发票代码和发票号码无需填写(如果购买方未抵扣，对应蓝字增值税专用信息需填写)，直接点击“下一步”，进入“红字增值税专用发票信息表”填开界面。
5、进入“红字增值税专用发票信息表”填开界面，准确填写蓝字发票信息，包括销售方的名称、纳税人识别号等。
需要注意带有清单的发票无法在红字信息表中显示，专票开具红字信息表时可以部分金额冲红，比如销售折让，部分退货等情况，就会冲红部分金额。
6、红字信息表导出，选择相应的红字信息表点击“上传”。
购买方上传红字信息表之后，税务机关通过网络接收后，系统自动校验成功后，生成带有“红字信息表编号”的《红字增值税专用发票信息表》，信息同步至纳税人端系统中。
销售方在发票管理系统中查询到已经校验通过的红字信息表后，便可以开具红字专用发票。需要注意红字专用发票应与已校验的红字信息表中的信息一致。
购买方企业在填开红字信息表后，应暂按信息表所列的增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与信息表一并作为记账凭证，相关分录为:
借:应付账款/银行存款等
贷:原材料/库存商品等
应交税费——应交增值税(进项税额转出)
