合同归档管理制度的主要内容？-法律问答|晖律网

合同归档管理制度的主要内容？

回答于2024-05-02 阅读（2582）

律师回答

摘要：本文介绍了合同归档管理制度的要点和必要性。制度要点包括将合同文档按照年代和项目性质进行分类编号，保存的合同文档每半年清理核对一次，加强合同统计工作，编制合同档案检索工具，各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档，并指定专人负责管理。制度必要性包括增强合同风险防范意识，增强全员合同管理意识，增强合同履约过程控制意识和提高合同管理人员的素质。

一、合同归档管理制度的要点如下：
1. 将合同文档按照年代和项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门
主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件：防火，防潮。
7、合同文档必须专人负责管理。
二、合同归档管理制度的必要性。
1、增强合同风险防范意识
在项目管理中，没有风险的合同是绝对没有的。过去，企业在合同谈判和签订中，由于合同风险防范意识不强，而对合同条款分析、审核不严，掉入一些合同陷阱，给企业造成了难以挽回的损失。为此，必须增强合同风险防范意识。
2、增强全员合同管理意识
在施工过程中，只有加强合同管理，增强全员的合同管理意识，才会成功和达到预期的目的。为此，可以从以下几方面去加强合同管理：
①要使合同成为保护企业利益的有利武器，就必须签订一份成功的合同。否则，无论与施工企业、监理工程师的相互关系处理得怎样融洽，无论要求多么合情合理，只要是合同条款未明确规定的，都会遭到相关方的拒绝。
②强化合同管理，建立以合同管理为核心的管理机制，理顺各方关系，形成有机运行体系。在项目施工中，注重强化合同管理意识，认真研究、理解、运用合同条款，收集和整理各种施工原始资料及数据，做好索赔工作。
③注重项目实施阶段合同的交底。合同是当事人正确履行义务、保护自身合法利益的依据，因此，公司、项目部全体成员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。
3、增强合同履约过程控制意识
①抓好合同台账管理工作。合同台账管理，是合同管理中一项重要工作。搞好合同台账管理，既是合同履行的依据，又是合同履行的记录，对合同管理的实施和评价有着十分重要的意义。
②抓好履约检查环节。履约检查，是事前或事中发现问题和疏漏的唯一办法。只有在合同履约过程中定期检查，才能及时发现问题，制订防范风险的对策，从而将风险损失程度降到最小，将收益做得最大。为此，合同管理人员必须经常深入现场对合同履约和管理情况进行针对性的检查，通过检查反映出合同履约中的一般性问题，显示出妨碍合同履行的重大问题，以及产生争议或出现纠纷的现象或隐患等，提出解决的办法或提出解决的请求，通过整改使合同顺利履约得到落实。
③抓好甲供合同的管理
4、提高合同管理人员的素质
一切管理工作的实施是以人为本的，工程合同管理没有合同管理人员和全员的参与、主动配合就无从谈起，合同管理人员能动性的发挥和素质的高低极大地制约着合同管理的绩效。

延伸阅读

根据合同归档管理制度要点，我们可以得知，合同的归档范围包括合同协议书、中标通知书、投标函及投标函附录、专用合同条款、通用合同条款、技术标准和要求、图纸、工程量清单、工程报价单、工程结算单、工程竣工验收单等。同时，合同归档要求必须符合国家法律法规、企业档案管理规定及公司档案管理规定的要求，并且必须及时、准确、完整地归档。对于未按规定归档的合同，相关部门有权进行催告，并视情节轻重进行处罚。因此，我们可以得出结论，合同的归档管理制度是非常重要的，必须严格执行。

结语：这段话主要介绍了合同归档管理制度的相关要点和重要性。合同归档管理制度对于加强合同风险防范意识、增强全员合同管理意识和提高合同管理人员的素质都具有重要的意义。同时，各分公司、各部门员工应该积极了解和遵守合同归档管理制度，确保合同的安全和有效管理。

法律依据

行政机关公务员处分条例(2007-04-22)\t第三十条\t参与迷信活动，造成不良影响的，给予警告、记过或者记大过处分；组织迷信活动的，给予降级或者撤职处分，情节严重的，给予开除处分。
公务员法(2018-12-29)\t第六十二条\t处分分为：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除。
行政机关公务员处分条例(2007-04-22)\t第五十二条\t有违法违纪行为应当受到处分的行政机关公务员，在处分决定机关作出处分决定前已经退休的，不再给予处分；但是，依法应当给予降级、撤职、开除处分的，应当按照规定相应降低或者取消其享受的待遇。

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