法律解析:
1、合同应交由企业档案管理部门进行归档,档案管理一般为法务部门或行政部门。 为保稳妥,建议企业每个合同至少应留存两份原件,并分别放置两个地方独立留存。 2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总,共同完成登记工作。 有些企业仅登记合同中的收、付款信息,这是远远不够的,登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。
3、合同归档之前进行扫描,留存合同电子版,做到纸质文件与电子文件的统一。 日后非必须使用原件时,查询电子版本即可。
4、建立客户档案信息。 通过签署合同得知的客户信息进行汇总,方便日后查询。
【法律依据】:
《合同保管归档规定》
第六条 凡属企业归档范围的文件材料,必须按有关规定向本企业档案部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第七条 企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。