索赔函是指买卖中的任何一方,以双方签订的合同条款为根据,具体指出对方违反合同的事实,提出要求赔偿损失或维护其他权利的书面材料。索赔函的结构一般由以下六个部分组成:
第一,标题。标题的形式比较灵活,既可以根据实际情况写成包括索赔事由文种的完全标题样式,也可以简明扼要地写成不包括索赔事由而只写文种的简单标题形式。
第二,编号。编号是为了联系与备查用,写在右上角。一般由年号、代字、顺序号组成。
第三,受书者。写受理索赔者的全称。
第四,正文。包括:
1、缘起,提出引起争议的合同及其争议的原因。
2、索赔理由,具体指出合同项下的违约事实及根据。
3、索赔要求和意见,根据合同及有关国家的商法、惯例,向违约方提出要求赔偿的意见或其他权利。
第五,附件。为解决争议,以有关的说明材料、证明材料、来往的函电作为附件。
第六,签署。要写明索赔者所在地和全称及致函的日期。