一、我国住房城乡建设部业主大会业主委员会指导规则第三十三条规定:“业主委员会应当自选举产生之日起30日内,持下列文件向物业所在地的区、县房地产行政主管部门和街道办事处、乡镇人民政府办理备案手续:
(一)业主大会成立和业主委员会选举的情况;
(二)管理规约;
(三)业主大会议事规则;
(四)业主大会决定的其他重大事项。”
二、我国许多省市对业主大会业主委员会指导规则作了更详细的规定,例如重庆市业主大会业主委员会指导规则第二十九条规定:“业主委员会应当自选举产生之日起30日内,持下列文件向物业所在地街道办事处(乡镇人民政府)备案。(一)业主委员会名称(注明第几届)和业主委员会委员、主任、副主任名单;(二)业主大会议事规则;(三)管理规约;(四)业主委员会办公场地、联系电话;
(五)业主大会召开及表决情况。对符合规定的,物业所在地街道办事处(乡镇人民政府)应在5个工作日内出具业主委员会备案证明;对不符合规定的,书面说明理由,5个工作日内退回。业主委员会备案的有关事项发生变更的,应当依照前款规定重新备案和公示。”
三、依据以上法规,(参照相关地方法规)物业所在地街道办事处,对符合选举产生业主委员会规定的小区,要在5个工作日内出具业主委员会备案证明(或核准证明)。如果是不符合选举产生业主委员会规定的小区,你们物业所在地街道办事处,要书面说明理由,在5个工作日内退回。
四、核准证明的书写格式与内容,请参见有关公文书写的范例。(按文秘或发文件的相关要求书写就可以)