(一)使用增值税专用发票的意义
增值税专用发票，既是增值税制度的基本内容之一，也是增值税得以实施的一项重要基础工作。它对增值税的计算和管理起着决定性的作用。其重要意义表现在以下两个方面：
第一，增值税专用发票，不仅具有商事凭证的作用，由于实行凭发票购进税款扣税，购货方要向销货方支付增值税，还具有完税凭证的作用，是兼具销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明。
第二，增值税专用发票可以将一种货物从最初生产到最终消费之间的各个环节联接起来，按专用发票上注明的税额，逐环节征税，逐环节扣税，把税款从一个经营环节传递到下一个经营环节，直到把商品或劳务供应给最终消费者。从而使各环节开具的专用发票上注明的应纳税款之和就是该商品或劳务的整体税负，体现了增值税普遍征收和公平税负的特征。
增值税专用发票像链条一样，把各个环节的纳税人连结在一起，从而形成了增值税自身的制约机制，即购销双方利用发票进行交叉审计的机制。增值税专用发票的这一特殊作用，使得许多实行增值税的国家，把这种发票称为“税务发票”，并将其视同钞票和支票一样予以严格管理。
(二)增值税专用发票的开具范围
一般纳税人销售货物(包括部分视同销售货物在内)、应税劳务，必须向购买方开具增值税专用发票。
增值税专用发票的开具范围受两个因素限制：其一，销售项目是否能够开具增值税专用发票;其二，购货方能否使用增值税专用发票抵扣税款。
增值税专用发票的主要内容：
1.购销双方纳税人名称;
2.购销双方纳税人地址、电话;
3.购销双方纳税人登记号、开户银行及账户;
4.销售货物或劳务的名称、计量单位和销售数量;
5.不包括增值税在内的单位售价及货款总金额;
6.增值税税率、税额;
7.发票填开日期、发票号码等。
增值税专用发票的基本联次，统一规定为四联，各联次必须按以下规定用途使用：第一联为存根联，由销货方留存备查;第二联为发票联，购货方作付款的记账凭证;第三联为税款抵扣联，购货方作扣税凭证;第四联为记账联，销货方作销售的记账凭证。
(三)增值税专用发票开具要求
专用发票必须按下列要求开具：
1.字迹清楚。
2.不得涂改。
如填写错误，应另行开具增值税专用发票，并在误填的增值税专用发票上注明“误填作废”四字。如增值税专用发票开具后因购货方不索取而成为废票的，也应按填写有误办理。
3.项目填写齐全。
4.票、物相符，票面金额与实际收取的金额相符。
5.各项目内容正确无误。
6.全部联次一次填开，各联的内容和金额一致。
7.发票联和抵扣联加盖财务专用章或发票专用章。
8.按照规定的时限(纳税义务发生时)开具增值税专用发票。
9.不得开具伪造的增值税专用发票。
10.不得拆本使用增值税专用发票。
11.不得开具票样与国家税务总局统一制定的票样不相符合的增值税专用发票。
开具的增值税专用发票有不符合上列要求者，不得作为扣税凭证，购买方有权拒收。
(四)对不符合规定的增值税专用发票，不得抵扣进项税额
除购进免税农业产品、废旧物资和自营进口货物外，购进应税项目有下列情况之一者，不得抵扣进项税额：
1.未按规定取得增值税专用发票;
2.未按规定保管增值税专用发票;
3.销售方开具的增值税专用发票不符合上述增值税专用发票开具要求的第1～9项和第11项的要求。
有上述所列三项情形者，如其购进应税项目的进项税额已经抵扣，应从税务机关发现其有上述情形的当期进项税额中扣减。
(五)开具增值税专用发票后发生退货或销售折让的处理
根据规定，应视不同情况分别按以下规定办理：
1、购买方在未付货款并且未作会计处理的情况下，应将原发票和税款抵扣联主动退还销售方。销售方收到后，应在该发票联和税款抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样，作为扣减当期销项税额的凭证。未收到购买方退还的增值税专用发票前，销售方不得扣减当期销项税额。属于销售折让的，销售方应按折让后的货款重开专用发票。
2、在购买方已付货款，或者货款未付但已作会计处理，而发票联和抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单送交销售方，作为销售方开具红字增值税专用发票的合法依据。销售方在未收到“证明单”以前不得开具红字增值税专用发票;收到“证明单”后，根据退回货物的数量、价款或折让金额向购买方开具红字增值税专用发票。红字增值税专用发票的存根联、记账联，作为销售方扣减当期销项税额的凭证，其发票联、税款抵扣联作为购买方扣减进项税额的凭证。
购买方收到红字增值税专用发票后，应将红字增值税专用发票所注明的增值税税额从当期进项税额中扣减。如不扣减，造成不纳税或少纳税的，属于偷税行为。
(六)对使用电子计算机开具增值税专用发票的要求
使用电子计算机开具增值税专用发票，必须报经主管税务机关批准，并使用由税务机关监制的机外发票。向主管税务机关申请使用电子计算机开具增值税专用发票，必须是符合下列条件的一般纳税人：
1.有专业电子计算机技术人员、操作人员;
2.具备通过电子计算机开具增值税专用发票和按月打印进货、销货、库存清单的能力;
3.国家税务总局直属分局规定的其他条件。
申请使用电子计算机开具增值税专用发票，必须向主管税务机关提供申请报告以及以下相关资料：
(1)按照增值税专用发票(机外发票)格式用电子计算机制作的模拟样张;
(2)根据会计操作程序用电子计算机制作的最近月份的进货、销货及库存清单;
(3)电子计算机设备的配置情况;
(4)有关电子计算机技术人员、操作人员的情况;
(5)国家税务总局直属分局要求提供的其他资料。
(七)税务机关代开增值税专用发票
按规定，小规模纳税人不得领购和使用增值税专用发票。若一般纳税人向小规模纳税人购进货物，不能取得增值税专用发票，无法抵扣进项税额，会使小规模纳税人的销售受到一定影响。为了既有利于加强增值税专用发票的管理，又不影响小规模纳税人的销售，税法规定由税务机关为小规模企业代开增值税专用发票。
凡是能够认真履行纳税义务的小规模纳税人，经县(市)税务局批准，其销售货物或应税劳务可由税务机关代开增值税专用发票。税务机关应将代开增值税专用发票的情况造册，详细登记备查。但销售免税货物或将货物、应税劳务销售给消费者以及小额零星销售，不得代开增值税专用发票。
小规模纳税人在税务机关代开增值税专用发票前，应先到税务机关临时申报应纳税额，持税务机关开具的税收缴款书，到其开户银行办理税款入库手续后，凭盖有银行转讫章的纳税凭证，税务机关方能代开增值税专用发票。
对于不能认真履行纳税义务的小规模纳税人，不能代开增值税专用发票。
为小规模纳税人代开增值税专用发票，应在增值税专用发票“单价”栏和“金额”栏分别填写不含其本身应纳税额的单价和销售额：“税率”栏填写增值征收率6%或4%：“税额”栏填写其本身的应纳税额，即按销售额依照6%或4%征收率计算的增值税额。一般纳税人取得由税务机关代开的增值税专用发票后，应以增值税专用发票上填写的税额为其进项税额。
