法律分析：这里讲的业主大会，是业主委员会成立后，业主委员会独立组织每年召开的业主大会或临时业主大会。是参考首届业主大会召开的程序做的准备工作。主要内容是召开业主委员会会议形成业主委员会决议。因此，准备工作包括了业主委员会的一般会议程序。如果小区设立了业主代表大会，就应该召开业主代表大会，发动业主代表配合、协助业主大会的召开工作，可以大大减轻业主委员会工作量。
我们把业主大会的准备工作分九个步骤。以下说说的会议都是指业主委员会会议。
1）提前征求意见。多向社区、街道办事处、业主委员会成员、业主代表等征求意见；必要的时候，邀请社区领导参与会议。
业主委员会成员应经常和社区保持良好的沟通和联系，争取得到社区的支持和帮助，也便于业主大会决议的执行。这即是法律要求。也是业主委员会的发展要求。
2）确定会议议题。业主委员会主任和其他成员先确定业主大会议题，为议题做好充分调查和准备工作。议题的选择，要适合小区广大业主的呼声，也是议题产生和形成决议、并得到执行的客观条件。
3）通知会议召开。通知业主委员会成员参与会议的时间、地点、会议议题内容等。由于小区业主委员会会议是管理小区公共事务的会议，建议和鼓励其他业主或业主代表随时参加。
4）做好会议记录。秘书应将会议人员签到情况，和会议主要发言情况进行记录，便于业主委员会进行会议分析。最后，业主委员会成员对会议议题进行表决。会议召开的过程，是分析了解参与人员思想、性格、意见过程，是发现小区问题、集思广益、团结业主的过程。
我们在以后的罗伯特议事规则课程中详细讲解如何开会。
5）形成会议决议。开会有执行内容的议题，都要形成业主委员会决议。会议议题一旦通过，就具有执行力。可以多邀请相关委员和业主参与决议的执行。还要对参与人员的分工进行讨论确定，有利于参与人员明确各自的工作内容。
6）公示会议决议。对业主委员会通过的决议，在会议结束后3天内，要进行公示。告知全体业主召开业主大会的时间、方式、议题内容等主要事项。只有公示了业主委员会决议，才发生法律效力，这个决议才能对全体业主具有约束力。召开业主大会有了法律依据。
7）会议及时通报。通过的重要议题，要及时通报所在社区、街道办事处；随意与社区交换意见，取得社区的支持。
8）形成档案保管。公示资料都要进行拍照整理和会议资料制作档案保存，便于以后应用。这是业主委员会解决内部问题，解决小区纠纷的依据，也是法律诉讼的证据资料，能够有效的防范管理带来的法律风险。
9）掌握业主变动。随着掌握、了解和统计小区业主的变动情况，这是召开业主大会的基础，是业主委员会服务业主的具体表现。
九个步骤准备工作，是参考了我们政府机关召开的会议程序，将业主大会管理纳入法治化管理，完成法律授予业主大会的任务。都是立足于，业主委员会成员发现、讨论小区问题，整理汇总问题，提出解决思路，并为将来可能的法律风险提供了预防措施和保留了证据材料。也为我们日常召开业主委员会会议提供了参考。
业主委员会会议需要征求社区意见，有明确的法律依据。《物业管理条例》“第二十条业主大会、业主委员会应当配合公安机关，与居民委员会相互协作，共同做好维护物业管理区域内的社会治安等相关工作。在物业管理区域内，业主大会、业主委员会应当积极配合相关居民委员会依法履行自治管理职责，支持居民委员会开展工作，并接受其指导和监督。住宅小区的业主大会、业主委员会作出的决定，应当告知相关的居民委员会，并认真听取居民委员会的建议。”
