我认为,电子合同签署最关键的三个步骤是:
实名认证、文件签署、意愿认证
因为根据《电子签名法》第十三条的规定,电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:
(一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;
(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;
(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;
(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。即真实身份、真实意愿、签名未改、原文未改。
因此,一份“可靠的电子合同”是这样签的:
第一步:选择一家可靠的第三方服务商平台
一方面,用户需要根据自身行业属性,签署量,签署特定需求等,对服务商在特定行业的服务能力提出要求。另一方面,用户需要衡量电子签名服务商的综合实力,例如:
技术资质:拥有的核心技术和专利、产品的性能稳定性、获取的信息安全资质和涉密资质等;
产品功能:除了涵盖电子合同签署各环节,提供各环节中涉及的管理、审批、风控、提醒等功能之外,是否提供合同管理、印章管理、合同法律咨询等合同全生命周期的服务内容;是否支持多端口签署,实现自主高效的签署环节。
服务水平:服务商是否积累大量服务场景案例和行业解决方案;是否具备专门的服务团队和售后支持。
生态集成:是否与用户所在的行业生态,例如OA/ERP系统,相互集成,实现上下游之间的网络效应。
实名认证是电子签名的一个重要环节。根据《电子签名法》第十四条的规定,只有可靠的电子签名才具有等同于纸质合同的效力。由于电子合同的签署主体并不一定非得在物理空间上接触,因此证明签署人是合同主体就一定需要被核实。
用户可以通过人脸识别、银行四要素等进行身份认证。
e签宝人脸识别第三步:创建印章,拟定合同,并发起签署
完成身份认证之后,可以生成个人专属的电子印章和电子签名;用户通过上传合同内容,或者智能选取合同模板,拟定出电子合同范本;填写好签署方的信息之后,就可以发起签署。
发起签署流程演示第四步:对方确认合同,意愿认证,并进行在线签署
签署方可以在APP或者小程序等端口收到提示短信,在进行个人意愿认证之后,充分表达真实的个人意愿,可以直接通过手写的形式完成在线签署。
电子合同在线签署第五步:合同管理与验证
签署完成后,双方均可在平台端口查阅、管理、下载合同内容。例如,用户可以在PC端查看电子合同数字认证的CA证书和时间戳,确保电子签名和合同内容没有被篡改。
查看电子合同数字认证这样,一份具有法律效力的电子合同就签署完成了,具备“真实身份,真实意愿,签名未改,原文未改”的四要素。
另外,随着企业迈入数字化智能时代,使用电子合同,除了“签”的功能,“管”的功能也被企业逐渐所重视。除了电子合同的签署功能,智能合同的应用,赋予了电子合同更安全、高效的功能。以e签宝为例,智能合同利用“AI”能力穿透合同“签-管”各环节,保障合同“签-管”高效合规的同时,又能通过NLP技术解析合同内容,获取结构化业务数据,赋能业务团队进行业务数据结算、业务履约校对,实现全合同生命周期的管理。
例如,在合同拟定环节,通过智能模板和智能比对,降低了合同签署因为合同合规性产生的风险;另外,在合同履约环节,e签宝智能合同还可以通过智能台账功能,来高效管理合同,解放人力。
e签宝智能合同同时,以e签宝为例,电子合同产品注重提升功能厚度,围绕印章管理、文件处理、签约服务、认证服务、存证服务、司法服务形成全方位的合同管理平台,为用户全合同生命周期的签署流程,提供完整、高效、安全、可靠的电子签名服务。
例如,统一印章管理服务,不仅支持电子印章,还支持物理印章管理;存证出证服务,可以实现签署过程全流程区块链存证;身份认证服务,支持个人和法人的身份认证。